Geschäftsprozesse: Vertrieb, Einkauf, Projekte

Das Problem

Ein kleines Unternehmen zu führen, sollte nicht heißen, alles abzutippen.

Die meisten KMU schreiben Angebote in Word, versenden Rechnungen aus der Buchhaltungssoftware, bestellen per E-Mail und verfolgen die Liquidität in einer Tabelle. Paylists ersetzt diesen Flickenteppich durch ein verbundenes System für Vertrieb, Einkauf, Projekte und Liquidität – und Lister übernimmt das Tippen.

Vorher

Dieselben Daten, viermal eingetippt

Kunde, Preise und MwSt. neu eingegeben für Angebot, Auftrag, Rechnung und Tabelle. Jede Kopie ist eine weitere Fehlerquelle.

Mit Paylists

Lister erstellt jedes Dokument mit einem Satz aus Ihren eigenen Daten. Viel schneller und genauer, weil die Zahlen direkt aus Ihren Daten kommen.

Vorher

E-Rechnungsfristen, kein IT-Team

Strukturierte E-Rechnungen werden in ganz Europa Pflicht, und ein PDF per E-Mail reicht in immer mehr Ländern nicht mehr aus.

Mit Paylists

Senden und empfangen Sie Peppol-E-Rechnungen in 7 Ländern ab dem ersten Tag, ohne technische Einrichtung.

Vorher

Böse Überraschungen bei der Liquidität

Sie merken, dass das Geld knapp ist, wenn der Kontostand es zeigt – meist zu spät, um noch etwas zu tun.

Mit Paylists

Ihre Prognose entsteht von selbst aus Angeboten, Aufträgen und Rechnungen, und Lister warnt Sie Wochen, bevor eine Lücke entsteht.

01 · Lister

Schreiben Sie es so, wie Sie es sagen würden.

Tippen Sie eine Anfrage oder laden Sie eine Leistungsbeschreibung hoch. Lister arbeitet in Paylists mit Ihren echten Kunden, Lieferanten, Preisen und Ihrer Historie. Es entwirft das Dokument zur Prüfung – nichts geht raus, bevor Sie es senden.

Angebot„Angebot für Harbour Dental: 3 Tage Montage zu 600 € pro Tag.“

Kunde, Positionen, MwSt. und Gültigkeit aus Ihren Stammdaten.

Kundenauftrag„Harbour Dental hat angenommen. Lege den Auftrag für nächsten Montag an.“

Das angenommene Angebot wird zum Auftrag, ohne eine Zeile neu einzugeben.

Bestellung„Bestelle 40 Winkel bei Rivet Components zu 2,10 € pro Stück.“

Übernimmt die vereinbarten Lieferantenkonditionen und fügt die Ausgabe Ihrer Prognose hinzu.

Auswertung„Wer schuldet mir diesen Monat Geld, und wer zahlt meistens zu spät?“

Klare Antworten aus Ihren Rechnungen, Zahlungen und Ihrer Liquidität.

Alles, was Lister kann →

Paylists-Dashboard mit geöffnetem Lister-Panel

02 · Vertrieb und Einkauf

Vom ersten Angebot Geld auf dem Konto.

Jedes Dokument ist mit dem vorherigen verknüpft. Alles lässt sich sauber in Ihre Buchhaltungssoftware exportieren.

Vertrieb

Vom Angebot zum Zahlungseingang

Was Sie mit einem Kunden vereinbaren – und wie daraus Geldeingang wird.

AngebotDer Kunde nimmt online an. Umwandlung in Auftrag oder Vertrag.
Vertrag oder KundenauftragWiederkehrende, einmalige, meilensteinbasierte oder Rahmenabrechnung.
E-RechnungPeppolZustellung über Peppol oder per E-Mail mit PDF.
Jetzt bezahlenKunden zahlen direkt von ihrer Bank. Die Zahlung ordnet sich selbst zu.

Einkauf

Von der Bestellung zur Zahlung

Was Sie bei einem Lieferanten bestellen – und wie daraus Geldausgang wird.

LieferantenvertragPreise, Konditionen und Verlängerungstermine je Lieferant.
BestellungAnlegen, freigeben und senden. Die Ausgabe erscheint in Ihrer Prognose.
EingangsrechnungPeppolLieferantenrechnungen kommen strukturiert an. Kein Abtippen.
Abgleichen und zahlenAbgleich mit der Bestellung. Abweichungen werden zur Prüfung angehalten.

03 · Projekte

Jedes Projekt mit Plan, Budget und Belegen.

Gliedern Sie die Arbeit, planen Sie sie und verfolgen Sie gebundene und tatsächliche Kosten gegen das Budget, sobald Bestellungen und Rechnungen eingehen. Oder geben Sie Lister die Vorgaben und lassen Sie den Plan erstellen.

Planen

Struktur und Terminplan

Wie die Arbeit gegliedert ist und wann sie stattfindet.

ProjektstrukturArbeitspakete, Phasen und Aufgaben für jedes Projekt.
TerminplanTermine und Abhängigkeiten, Verzug gegenüber dem Vertragsende wird markiert.
Pläne und AufmaßAuf dem Plan messen und Mengen in Materiallisten übernehmen.
BoardJede Aufgabe nach Status im ganzen Team verfolgen.

Steuern

Budget und Liquidität

Was das Projekt kostet und was bereits gebunden ist.

BudgetPro Arbeitspaket festgelegt, bevor die Arbeit beginnt.
GebundenBestellungen zählen gegen das Budget, sobald sie angelegt sind.
IstLieferantenrechnungen landen beim Projekt, das sie bestellt hat.
ProjektliquiditätEin- und Ausgänge für jedes Projekt, Wochen im Voraus.

Projektmanagement entdecken →

04 · Liquidität

Sehen Sie den nächsten Monat, bevor er kommt.

Angebote, Aufträge, Rechnungen und Eingangsrechnungen haben bereits Datum und Betrag – Ihre Liquiditätsplanung entsteht von selbst. Keine Bankanbindung nötig.

Geldeingang und Geldausgang auf einer Zeitachse
Prognosedaten für Kunden, die spät zahlen
Lister warnt Sie Wochen im Voraus vor Engpässen

Zu erhalten

€5,000.00

Zu zahlen

€1,300.00

Nettoposition

€3,700.00

Liquiditäts-ZeitachseJULI 2026

GeldeingangGeldausgangPrognose

1. Juli

4. Juli

€3,150INV-2041 bezahlt

9. Juli

−€340Eingangsrechnung INV-2026-0001

16. Juli

€1,850Jetzt bezahlen · Open Banking

19. Juli

−€960PO10000018 · geplant

HEUTE

29. Juli

€6,000INV20000011 · Prognose

30. Juli

−€1,300Subunternehmer · Prognose

Anfang€2,400Ein€11,000Aus−€2,600Ende€10,800

Lister: INV20000011 ist für den 29. Juli prognostiziert. Selbst wenn sie sich um eine Woche verschiebt, schließen Sie den Juli über 4.800 € ab.

05 · Belegfluss

Jedes Dokument weiß, woher es kommt.

Angebot, Vertrag, Rechnung, Gutschrift, Bestellung und Eingangsrechnung bilden eine zusammenhängende Kette statt sechs getrennter Listen. Öffnen Sie ein beliebiges Dokument und springen Sie zu den Belegen davor und danach.

BelegflussDokument öffnen und durchklicken

AngebotAngenommen

QT10000013

Kunde 1

18. Juli 2026

€5,000.00

↩ UMGEWANDELT

VertragFreigegeben

CT10000013

Kunde 1 · Meilensteine

18. Juli 2026

€5,000.00

RechnungEntwurf

INV20000011

Kunde 1 · über Peppol

25. Juli 2026

€5,000.00

GutschriftOffen

CN50000003

Kunde 1 · über Peppol

25. Juli 2026

€3,600.00

BestellungFreigegeben

PO10000018

Lieferant 1

25. Juli 2026

€40.00

EingangsrechnungOffen

INV-2026-0001

Lieferant 1 · über Peppol

25. Juli 2026

€40.00

06 · Fragen

Häufige Fragen

Was kann Lister?

Lister erstellt Projekte, Angebote, Kundenaufträge und Bestellungen aus einer Chatnachricht – mit Ihren bestehenden Kunden, Lieferanten und Preisen. Außerdem beantwortet es Fragen zu Ihren Rechnungen, Zahlungen und Ihrer Liquidität.

Sendet Lister etwas ohne mich?

Lister bereitet Entwürfe vor. Sie prüfen und senden sie.

Was ist Peppol, und brauche ich es?

Peppol ist das standardisierte europäische Netzwerk für den Austausch von Rechnungen und Gutschriften zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen. Jedes Jahr schreiben mehr Länder es für den B2B-Handel vor. Paylists verbindet Sie ohne technische Einrichtung.

Ist Paylists eine Buchhaltungssoftware?

Nein. Paylists steuert Ihre Abläufe und exportiert saubere, strukturierte Daten in die Software, mit der Ihre Bücher geführt werden.

Kann mein Steuerberater in Paylists arbeiten?

Ja. Laden Sie ihn mit Lesezugriff oder mit Zugriff zum Handeln in Ihrem Namen ein. Jede Aktion wird in einem Prüfprotokoll erfasst: wer, wann und in wessen Namen.

Was passiert, wenn ich kündige?

Kündigen Sie jederzeit in den Kontoeinstellungen, ohne Vertragsstrafe. Ihre Daten bleiben 90 Tage zugänglich, damit Sie alles exportieren können.

Das ganze Geschäft steuern.
Einfach fragen.

Ein kleines Unternehmen zu führen, sollte nicht heißen, alles abzutippen.

Dieselben Daten, viermal eingetippt

E-Rechnungsfristen, kein IT-Team

Böse Überraschungen bei der Liquidität

Schreiben Sie es so, wie Sie es sagen würden.

Vom ersten Angebot Geld auf dem Konto.

Vom Angebot zum Zahlungseingang

Von der Bestellung zur Zahlung

Jedes Projekt mit Plan, Budget und Belegen.

Struktur und Terminplan

Budget und Liquidität

Sehen Sie den nächsten Monat, bevor er kommt.

Jedes Dokument weiß, woher es kommt.

Häufige Fragen

Ihr nächstes Angebot ist nur einen Satz entfernt.